Методика расчета трудозатрат

Методика оценки трудозатрат и продолжительности проведения аудита в органе по сертификации интегрированных систем менеджмента

ООО «ПромСтройСертификация»

Трудоёмкость проведения сертификации систем менеджмента (далее – СМ) определяется на основании данных о численности работников сертифицируемой организации, количества производственных площадок, категории риска и сложности деятельности.

Расчёт трудоёмкости учитывает затраты на:

• анализ документации по СМ, включая подготовку к аудиту;
• проведение первого и второго этапов аудита СМ;
• составление отчёта, акта и заключения об устранении несоответствий и/или уведомлений.

Трудоёмкость на проведение анализа документации при проведении сертификационного и ресертификационного аудитов может составлять не менее 15% и не более 20% от общей трудоёмкости аудита СМ в организации.

Трудоёмкость на составление отчёта, акта и заключения об устранении несоответствий и/или уведомлений составляет максимум 10% от общего количества дней аудита.

ОС определяет продолжительность сертификационного аудита (2 этапа), а также продолжительность надзорных и ресертификационных аудитов для каждого заявителя и сертифицированного клиента с сохранением соответствующих записей.

Время аудита на месте (включая дистанционные методы) должно составлять не менее 80% от общего количества дней аудита.

Время передвижения к объектам аудита и между объектами аудита не включатся во время аудита на месте.

Один аудитодень в ОС устанавливается равным 8 рабочим часам.

Не допускается проводить аудит более 8 рабочих часов в сутки, за исключением случаев аудита сменной работы (вечерняя, ночная смены).

Если после расчета аудитодней результатом является десятичное число, количество дней должно быть скорректировано до ближайшей половины дня (например, 5,3 округляются до 5,5, а 5,2 дня до 5).

При формировании группы аудита необходимо стремиться к уменьшению количества аудиторов для увеличения эффективности аудита (при соответствующей возможности), например, один день аудита, проведённый одним аудитором, будет более эффективен, чем аудит, проведённый двумя аудиторами по 0,5 дня.

Расчет эффективной численности персонала

При определении эффективной численности учитываются все сотрудники организации, включая административный персонал, сотрудники финансовой сферы, офисный персонал, сотрудников, работающих не полный рабочий день и временных сотрудников.

В расчёт не включаются производственные подразделения, которые изготавливают продукцию (оказывают услуги), не входящую в область сертификации (кроме аудита СМБТ и ОЗ).

Сотрудники, работающие 0,5 и менее рабочего дня (или менее 20 часов в неделю) могут учитываться с коэффициентом 0,5.

Если специфика деятельности заказчика подразумевает сезонные работы, то эффективная численность персонала должна учитывать максимальное количество работников в самый активный сезон.

Для сотрудников, выполняющих однотипную сменную работу, допускается применение коэффициента 0,5 (кроме аудита СМБТ и ОЗ).

Для аудитов СМК и СЭМ, когда высокий процент персонала выполняет схожие функции (например, уборщики, охрана, транспорт, продажи, колл-центры и т. д.)  или привлекается большое количество временного неквалифицированного персонала, то допускается применение коэффициента 0,5 к общей численности данного персонала.

Методика определения длительности аудита для систем менеджмента

В качестве основы расчёта продолжительности аудита применяется Табл. 1 для системы менеджмента качества, Табл. 2 для системы экологического менеджмента, Табл. 3 для системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья.

В отношении СМБТ и ОЗ если процессы производства продукции или оказания услуг осуществляются посменно, то при проведении сертификационного аудита должны быть проверены 2 смены, а в ходе надзорных (инспекционных) аудитов допускается проведение аудита одной смены.

Продолжительность аудита, определенная ОС и обоснование этого расчета документально фиксируются в форме расчета (табл. 4).

Расчет продолжительности аудита и его обоснование доводится до сведения Заказчика путём включения в проект договора соответствующего приложения или информирования по электронной почте.

Продолжительность сертификационного аудита СМК и СЭМ может включать в себя такие дистанционные методы проведения аудита, как интерактивная совместная работа через Интернет, веб-совещания, телеконференции и (или) анализ электронных документов по процессам клиента. Применение данных методов должно быть зафиксировано в плане аудита.

В период первоначального трехлетнего сертификационного цикла продолжительность надзорных (инспекционных) аудитов для конкретной организации должна быть пропорциональна времени, затраченному на первоначальный сертификационный аудит (Этап 1 + Этап 2); при этом общее количество времени, ежегодно отводимого на проведение надзорного (инспекционного) аудита, должно составлять 1/3 от времени, затраченного на первоначальный сертификационный аудит.

Запланированная продолжительность надзорного (инспекционного) аудита должна пересматриваться перед планированием каждого надзорного (инспекционного) и ресертификационного аудита, чтобы учесть изменения в организации. Информацию об изменениях ОС запрашивает у сертифицированного Заказчика.

При необходимости, создаётся новый «Расчёт продолжительности аудита» (табл. 4), который используется для планирования аудита и информирования Заказчика об изменении продолжительности аудита.

Продолжительность ресертификационного аудита рассчитывается на основе обновленных данных о клиенте и обычно составляет 2/3 от продолжительности времени, которое понадобилось бы для проведения первоначального сертификационного аудита организации (Этап 1 + Этап 2), если бы такой аудит проводился во время ресертификации (т. е. не 2/3 от исходного времени первоначального аудита).

Продолжительность аудитов второго и последующих циклов аудита рассчитывается аналогично первому циклу, но может включать скидки за зрелость системы.

В4 Факторы для корректировки продолжительности аудитов

Факторы, увеличивающие продолжительность аудита всех систем менеджмента:

1. Сложная логистика организации, включающая несколько зданий или площадок, где проводится работа, например, когда должно быть проверено отдельное конструкторское бюро.
2. Наличие нескольких рабочих языков в организации (требуется(-ются) перевод-чик(-и) или невозможность работы каждого аудитора индивидуально).
3. Очень большие размеры площадки для данного количества персонала (например, лесное хозяйство).
4. Высокая степень законодательного регулирования (например, пищевая промышленность, фармацевтика, аэрокосмическая промышленность, ядерная энергетика и т. д.).
5. Система включает процессы высокой сложности или относительно большое количество уникальных процессов.
6. Процессы, требующие посещения временных площадок для подтверждения процессов постоянной(-ых) площадки (-ок), где проводится сертификация системы менеджмента.

Увеличение продолжительности аудита систем менеджмента качества:

1. Деятельность с высоким уровнем риска.
2. Функции или процессы, переданные на аутсорсинг.

Увеличение продолжительности аудита систем экологического менеджмента:

1. Повышенная чувствительность принимающей среды по сравнению с типичной для данного сектора экономики.
2. Точка зрения заинтересованных сторон.
3. Непрямые аспекты, которые требуют увеличения времени аудита.
4. Дополнительные или необычные для данного сектора экономики экологические факторы или управляемые условия.
5. Риск возникновения экологической катастрофы и последствия, которые возникают или могут возникнуть в результате экологических аварий, катастроф и возможных чрезвычайных ситуаций, предыдущих экологических проблем, в возникновении которых участвовала организация.
6. Функции или процессы, переданные на аутсорсинг.

Увеличение продолжительности аудита систем менеджмента системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья:

1. Точка зрения заинтересованных сторон.
2. Уровень несчастных случаев и профессиональных заболеваний выше среднего по сфере деятельности.
3. В случае, если представители общественности присутствуют на объекте организации (например, в больницах, школах, аэропортах, портах, вокзалах, общественном транспорте).
4. Организация сталкивается с судебными разбирательствами, связанными с СМБТ и ОЗ (в зависимости от серьезности и воздействия связанного риска).
5. Временное широкое присутствие многих компаний подрядчиков/субподрядчиков и их сотрудников, вызывающее увеличение сложности или рисков в области СМБТ и ОЗ (например, периодические остановки или планово-предупредительный ремонт нефтеперерабатывающих заводов, химических заводов, сталелитейных заводов и других крупных промышленных комплексов).
6. В случае, если опасные вещества присутствуют в количествах, подвергающих предприятие риску возникновения крупных промышленных аварий, в соответствии с применимыми национальными нормативами и (или) документацией по оценке риска. g. Организация с объектами, включенными в область охвата аудита в других странах, кроме страны, в которой находится материнский объект (если законодательство и язык не изучено).

Факторы, уменьшающие продолжительность аудита систем менеджмента:

1. Организация не несет ответственности за проектирование или другие элементы стандарта, не включенные в область распространения (только для СМК).
2. Малые размеры объекта для данного количества персонала (например, только офисные помещения).
3. Зрелость системы менеджмента.
4. Осведомленность о системе менеджмента Заказчика (организация была ранее сертифицирована ОС на соответствие требованиям другого стандарта). Для СМБТ и ОЗ неприменимо.
5. Готовность Заказчика к сертификации (например, когда организация уже сертифицирована или признана схемой третьей стороны). В отношении СМБТ и ОЗ это означает, что государственный орган уже проводит периодические аудиты на предмет выполнения обязательной государственной схемы СМБТ и ОЗ.
6. Высокий уровень автоматизации (неприменимо в отношении СМБТ и ОЗ).
7. Персонал включает в себя людей, работающих «вне площадки», т. е. продавцов, водителей, обслуживающий персонал и т. п., и соответствие их деятельности системе можно проверить посредством анализа записей (неприменимо в отношении СМБТ и ОЗ).
8. Деятельность с низким уровнем риска (Табл. 1, Табл. 2, неприменимо в отношении СМБТ и ОЗ).

Необходимо учитывать все характерные свойства системы организации-клиента, процессов и продукции/услуг и вносить корректировки по тем факторам, которые могут обосновать необходимость большего или меньшего времени для проведения результативного аудита.

Увеличивающие факторы могут быть компенсированы уменьшающими факторами.

Любое решение по увеличению или уменьшению продолжительности аудита должно быть зафиксировано в «Расчёте продолжительности аудита» (табл. 4).

Уменьшающие факторы могут быть использованы только один раз в отношении каждого расчета по каждой организации-клиенту.

Сокращение продолжительности аудита систем менеджмента не должно превышать 30% от времени, указанного в таблицах 1-3.

Временные площадки

В тех случаях, когда организация, подавшая заявку на сертификацию, или сертифицированный клиент предоставляют свои услуги или продукцию на временных площадках, такие площадки должны быть включены в программы аудитов.

Временные площадки могут варьироваться от крупных площадок для управления проектами до небольших обслуживающих/монтажных площадок. Необходимость посещения этих площадок и объем выборки должны основываться на оценке рисков неспособности СМК контролировать выпуск продукции или услуг, или рисков неспособности СЭМ контролировать экологические аспекты и связанные с деятельностью клиента воздействия, или рисков неспособности системы СМБТ и ОЗ контролировать риски в области СМБТ и ОЗ, связанные с деятельностью клиента. Для СМК и СЭМ выборка площадок должна представлять объем области сертификации клиента, потребности в компетентности и разнообразие услуг, учитывая размеры и виды деятельности, а также различные этапы текущих проектов и связанных с этим экологических аспектов и последствий. Для СМБТ и ОЗ площадки, включенные в выборку, должны представлять область сертификации клиента, размеры и виды деятельности и процессов, тип связанных с ними опасностей и связанных с ними рисков в области СМБТ и ОЗ, а также этапы текущих проектов.

Для аудита временных площадок в зависимости от ситуации допускается применение следующих методов (неприменимо в отношении СМБТ и ОЗ):

1. собеседование или совещания с клиентом и (или) его потребителем о ходе работ лично или посредством видеоконференц-связи;
2. анализ документов, определяющих деятельность временных площадок;
3. дистанционный доступ к электронной площадке, которая содержит записи или иную информацию, связанную с оценкой системы менеджмента и временных площадок;
4. использование средств видеоконференцсвязи и других технических средств для проведения результативного дистанционного анализа.

Продолжительность аудита организации, имеющей несколько площадок

Многообъектная организация не обязательно должна быть единым юридическим лицом, но все объекты должны иметь юридическую или договорную связь с центральным подразделением организации и подчиняться единой системе менеджмента, которая устанавливается, реализуется и подлежит постоянному надзору и внутреннему аудиту со стороны центрального подразделения. Это означает, что центральное подразделение имеет право требовать от объектов выполнения корректирующих действий при необходимости. В соответствующих случаях это оговаривается в рамках соглашений между центральным подразделением и объектами.

Расчёт продолжительности аудита как для организации с несколькими площадками не должен проводится если:

1. все объекты осуществляют значительно различающиеся процессы/операции в рамках области применения системы менеджмента;
2. клиент требует аудита каждого объекта;
3. существует отраслевая схема или нормативное требование, предусматривающее, что каждый объект требует систематического аудита.

При принятии ОС решения о расчёте продолжительности аудита как для организации, имеющей несколько площадок, должны быть применены все требования   IAF MD 1:2018.

Минимальное количество объектов для посещения рассчитывается следующим образом:

Первичный аудит: размер выборки равен квадратному корню от количества объектов: (y=√x), округленному до ближайшего целого числа, где y = количество объектов для выборки, а x = общее количество объектов (табл. 5).

Инспекционный аудит: размер ежегодной выборки равен квадратному корню от количества объектов с использованием коэффициента 0,6 (y=0,6 √x), округленному до ближайшего целого числа.

Ресертификационный аудит: размер выборки соответствует размеру выборки при начальном аудите. Тем не менее, если система менеджмента доказала свою эффективность в течение цикла сертификации, размер выборки может быть уменьшен до y=0,8 √x с округлением до ближайшего целого числа.

Каждый аудит должен включать центральный офис.

Максимальное снижение продолжительности аудита для организации, имеющей несколько площадок, не должно превышать 20%.

Контроль функций или процессов, предоставляемых извне (аутсорсинг)

Если организация передает на аутсорсинг часть своих функций или процессов, то ОС планирует получение свидетельств о том, что организация результативно контролирует данные функции или процессы, чтобы они не оказывали негативного влияния на результативность системы менеджмента, включая способность организации постоянно поставлять своим потребителям соответствующие услуги и продукцию или управлять своими экологическими аспектами, своими рисками в области СМБТ и ОЗ на приверженности к соответствию законодательным требованиям.

Проведение аудита системы менеджмента поставщика не требуется, если в область системы менеджмента организации входит только управление поставляемой деятельности, а не функционирование самой деятельности. Если область сертификации для её подтверждения требует аудит поставщика, то формулировка данной области должна быть пересмотрена.

Любое дополнительное время проведения аудита должно быть определено исходя из понимания риска.

В отношении СМБТ и ОЗ ОС проводит аудит и оценивает результативность системы СМБТ и ОЗ организации при управлении какой-либо поставляемой деятельностью и риском, который она представляет для собственной деятельности и процессов, а также соответствия требованиям. Это может включать в себя сбор обратной связи от поставщиков в отношении уровня результативности на основе:

1. критериев, применяемых организацией для оценки, отбора, мониторинга эффективности и переоценки этих внешних поставщиков, исходя из их способности обеспечивать функции или процессы в соответствии с установленными требованиями и в соответствии с требованиями законодательства;
2. риска того, что внешние поставщики могут отрицательно повлиять на способность организации управлять своими собственными рисками в области СМБТ и ОЗ.

Персонал подрядчика, работающий в помещениях организации по процессам, включенным в область системы менеджмента СМБТ и ОЗ организации, должен пройти собеседование для оценки его осведомленности о СМБТ и ОЗ. Для проверки данного требования должно предусматриваться дополнительное время аудита.

Табл.1

Системы менеджмента качества.

 Взаимосвязь между эффективной численностью персонала и временем аудита.

* — С использованием данных таблицы строится график, по которому определяется количество дней аудита для эффективной численности более 10700 чел.

Категории риска

Высокий риск

Если отказ продукта или услуги вызывает экономическую катастрофу или подвергает риску жизнь, например: пищевая отрасль, фармацевтические препараты, авиастроение, авиаперевозки, судостроение; несущие элементы и конструкции, комплексная строительная деятельность, электрическое и газовое оборудование, медицина и здоровье, атомная отрасль, химикаты.

Средний риск

Если отказ продукта или услуги может вызвать травму или заболевание, например: ненесущие элементы и конструкции; простые строительные работы; металлургия и готовые изделия; неметаллические изделия; мебель; оптическое оборудование; досуг и бытовые услуги.

Низкий риск

Если отказ продукта или услуги вряд ли приведет к травме или заболеванию, например: текстиль и одежда; целлюлоза, бумага и бумажные изделия; издательский; офисные услуги; образование; розничная торговля, гостиницы и рестораны.

Табл. 2

Системы экологического менеджмента

 Взаимосвязь между эффективной численностью персонала и временем аудита.

* — С использованием данных таблицы строится график, по которому определяется количество дней аудита для численности более 10700 чел.

Категории сложности экологических аспектов

Высокая

Добыча полезных ископаемых, добыча нефти и газа, дубление тканей и одежды, целлюлозная часть производства бумаги, в том числе вторичная переработка бумаги, переработка нефти, химическая и фармацевтическая продукция, металлургия, обработка металлов, изделия из керамики, цемент, производство электроэнергии на угле, гражданское строительство и снос, переработка опасных и неопасных отходов, очистка сточных вод.

Средняя

Рыболовство,  сельское хозяйство, лесоводство, текстильные изделия и одежда кроме дубильных, обработка древесины, производство бумаги и полиграфия, обработка неметаллов и изделия из стекла, глины, извести, поверхностная и другая химическая обработка металлических изделий, — обработка поверхностей и другая химическая обработка,  производство неизолированных печатных плат для электронной промышленности,  производство транспортного оборудования — автомобильного, железнодорожного, воздушного, морского,  производство и распределение электроэнергии, не связанной с углем,  добыча, хранение и распределение газа,  забор, очистка и распределение воды, в том числе речной управление, оптовая и розничная торговля ископаемым топливом, пищевая и табачная промышленность, транспортировка и доставка по морю, воздуху, суше,  агентство коммерческой недвижимости, управление недвижимостью, промышленное уборка, гигиеническая чистка, химчистка, переработка, компостирование, захоронение (неопасных отходов),  технические испытания и лаборатории,  здравоохранение / больницы / ветеринария, услуги досуга и бытовые услуги, кроме гостиницы / рестораны

Низкая

Отели / рестораны,  дерево и изделия из дерева, кроме изготовления досок, обработка и пропитка древесины,  бумажная продукция, кроме полиграфической, варочной и бумажной, литье под давлением, формование и сборка резины и пластика, за исключением производства резинового и пластмассового сырья, входят в состав химикатов,  горячая и холодная штамповка и обработка металлов, кроме поверхности обработка и другие виды химической обработки и первичная производство общемашиностроительный монтаж, оптовая и розничная торговля, монтаж электрического и электронного оборудования, кроме изготовление печатных плат без покрытия

Лимитированная

Корпоративная деятельность и менеджмент, штаб-квартира и управление холдинговые компании, услуги по управлению транспортом, телекоммуникации, общие бизнес-услуги, кроме агентства коммерческой недвижимости, управление недвижимостью, промышленная уборка, гигиеническая уборка, химчистка уборка, образовательные услуги

Специальные случаи

Ядерная отрасль, производство электроэнергии на АЭС, хранение большого количества опасных материалов, государственное управление, местные власти, организации, предлагающие экологически безопасные продукты или услуги, финансовые институты.

Табл. 3

Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья.

Взаимосвязь между эффективной численностью персонала, уровнем сложности риска и продолжительностью аудита

* — С использованием данных таблицы строится график, по которому определяется количество дней аудита для численности более 10700 чел.

Взаимосвязь между различными видами экономической деятельности организации и уровнями сложности рисков в области БТ и ОЗ

Высокий уровень риска:

— рыболовство (в открытом море, драгирование в прибрежной зоне и путем погружения)

— горнодобывающая промышленность и разработка карьеров

— производство кокса и продуктов нефтепереработки

— добыча сырой нефти и природного газа

— дубление кожи и изделий из кожи

— окрашивание тканей и одежды

— производство целлюлозы как составная часть производства бумаги, в том числе переработка бумаги

— переработка нефти

— производство химикатов (включая пестициды, изготовление батарей и аккумуляторов) и фармацевтических препаратов

— производство стекловолокна

— производство, хранение и распределение газа

— производство и распределение электроэнергии

— ядерная промышленность

— хранение большого количества опасных материалов

— обработка неметаллических изделий, керамических изделий, бетона, цемента, извести, штукатурки и т. д.

— производство основных металлов

— горячая и холодная штамповка и производство металлических изделий

— производство и сборка металлоконструкций

— верфи (в зависимости от видов деятельности могут относиться к среднему уровню)

— аэрокосмическая промышленность

— автомобильная промышленность

— производство оружия и взрывчатых веществ

— переработка токсичных отходов

— переработка токсичных и нетоксичных отходов, например сжигание отходов и т. д

— промышленные отходы и очистка сточных вод

— промышленное и гражданское строительство и снос (включая завершение строительства с электромонтажными работами, работами по установке гидравлических систем и оборудования для кондиционирования воздуха)

— бойни

— транспортировка и распределение опасных грузов (сухопутным, воздушным и водным транспортом)

— оборонная деятельность/антикризисное управление

— здравоохранение/больницы/ветеринария/общественная деятельность

Средний уровень риска:

аквакультура (разведение, выращивание и сбор урожая растений и животных во всех видах водной среды)

— рыболовство (в открытом море относится к высокому уровню)

— сельское хозяйство/лесное хозяйство (в зависимости от видов деятельности может относиться к высокому уровню)

— обработка пищевых продуктов, напитков и табака

— производство текстиля, текстильной продукции, за исключением окрашивания

— производство изделий из кожи, за исключением дубления

— производство древесины и изделий из дерева, включая производство паркета, антисептирование/пропитку древесины

— производство бумаги и бумажной продукции, за исключением производства целлюлозы

— обработка неметаллических продуктов, включая стекло, керамические изделия, глину и т. д.

— сборка изделий машиностроения

— производство металлических изделий

— подготовка и другая химическая обработка поверхностей для производства металлоизделий, за исключением производства металлов и изделий машиностроения (в зависимости от обработки и размера компонента может относиться к высокому уровню)

— производство печатных плат для электронной промышленности

— литье, формование и сборка изделий из пластмассы и резины

— сборка электрического и электронного оборудования

— производство транспортного оборудования и его ремонт – дорожного, железнодорожного и авиационного (в зависимости от размеров оборудования может относиться к высокому уровню)

— переработка отходов, компостирование, захоронение отходов (неопасных)

— забор, очистка и распределение воды, включая управление водными путями (примечание: коммерческая очистка сточных вод относится к высокому уровню)

— оптовая и розничная продажа ископаемого топлива (в зависимости от количества топлива может относиться к высокому уровню)

— перевозка пассажиров (воздушным, сухопутным и морским транспортом)

— транспортировка и распределение опасных грузов (сухопутным, воздушным и водным транспортом)

— промышленная очистка, санитарная гигиена, химическая очистка, обычно входящая в состав общих деловых услуг

— научные исследования и разработки в области естественных и технических наук (в зависимости от вида экономической деятельности могут относиться к высокому уровню). Проведение технических испытаний и деятельность лабораторий

— гостиницы, организация досуга и бытовые услуги, за исключением ресторанов

— образовательные услуги (в зависимости от объекта педагогической деятельности могут относиться к высокому или низкому уровню).

Низкий уровень риска:

— управление деятельностью корпораций, ЦО и управление холдинговыми компаниями

— оптовая и розничная продажа (в зависимости от продукции может относиться к среднему или высокому уровню, например, продажа топлива)

— общие деловые услуги, за исключением промышленной очистки, санитарной гигиены, химической чистки и образовательных услуг

— услуги по управлению транспортировкой и распределением при отсутствии своего транспорта

— инженерно-технические услуги (могут относиться к среднему уровню в зависимости от вида услуг)

— телекоммуникационные и почтовые услуги

— рестораны и кемпинги

— деятельность по операциям и управлению недвижимым имуществом

— научные исследования и разработки в области общественных и гуманитарных наук

— государственное управление, деятельность местных властей

— финансовые учреждения, рекламные агентства

— производство печатных плат для электронной промышленности

— литье, формование и сборка изделий из пластмассы и резины

— сборка электрического и электронного оборудования

При возникновении сложности с определением экономического вида деятельности следует руководствоваться следующей квалификацией:

Высокий уровень – в случаях, когда неспособность управлять риском может поставить под угрозу жизнь или привести к серьезной травме или болезни;

Средний уровень – в случаях, когда неспособность управлять риском может привести к серьезной травме или болезни;

Низкий уровень – в случаях, когда неспособность управлять риском может привести к незначительной травме или болезни.