Методика расчета трудозатрат

Методика оценки трудозатрат и продолжительности проведения аудита в органах по сертификации, входящих в состав ООО «ПромСтройСертификация»

1. Оценка трудозатрат и продолжительности проведения сертификации системы менеджмента (далее — СМ) организаций различных размеров и сложности, функционирующих в различных отраслях экономики производится в соответствии с порядком, установленном в настоящем приложении.

Трудоёмкость при проведении работ по сертификации СМ определяется на основании данных основанных на численности работников сертифицируемой организации, количества производственных площадок, массива документации описывающей СМ.

Оценка трудозатрат на аудит создаёт базу для планирования аудита с помощью исходного значения трудозатрат, основанного на численности работников, с последующим уточнением путём учёта важных факторов, характерных для проверяемой организации, увеличением или уменьшением базовых значений каждого из факторов.

При расчёте трудоёмкости учитывается следующее:

анализ документации по СМ, включая подготовку к аудиту;
проведение первого и второго этапов аудита СМ;
составление отчёта, акта и заключения об устранении несоответствий и/или уведомлений.

Трудоёмкость на проведение анализа документации при проведении сертификационного и ресертификационного аудитов может составлять не менее пятнадцати и не более двадцати процентов от общей трудоёмкости аудита СМ в организации (Таблица 1).

Трудоёмкость на составление отчёта, акта и заключения об устранении несоответствий и/или уведомлений составляет максимум 10% от общего количества дней аудита.

Таблица затрат времени на аудит (таблица 1) содержит минимальное количество дней аудита для аудита «на месте» при сертификации СМ организации с определённой численностью работающих.

Таблица 1 Карта затрат времени на аудит

Количество работников	Минимальное количество дней аудита для 2-й стадии	Количество работников	Минимальное количество дней аудита для 2-й стадии
1-6	2	969-1119	12,5
7-11	2,5	1120-1286	13
12-18	3	1287-1470	13,5
19-27	3,5	1471-1673	14
28-39	4	1674-1895	14,5
40-54	4,5	1896-2138	15
55-71	5	2139-2402	15,5
72-93	5,5	2403-2688	16
94-117	6	2689-2999	16,5
118-146	6,5	3000-3334	17
147-179	7	3335-3695	17,5
180-216	7,5	3696-4084	18
217-257	8	4085-4502	18,5
258-304	8,5	4503-4949	19
305-348	9	4950-5427	19,5
349-422	9,5	5428-5937	20
423-507	10	5938-6482	20,5
508-602	10,5	6483-7061	21
603-711	11	7062-7676	21,5
712-832	11,5	более 7677	22
833-968	12

Примечания:
•   Рабочий день аудитора составляет полный 8-часовой рабочий день. Половина дня аудита – это 4-часовой рабочий день.
•   Дни аудита «на месте», указанные в вышеуказанной таблице, не включают в себя трудозатраты экспертов, необходимые для анализа документов, который проводится в офисе ОС. При необходимости проведения анализа документов СМ «на месте», трудоёмкость аудита СМ увеличивается на требуемое для этого анализа документов количество дней.
•   Количество работников, указанных в таблице, складывается из всех (физических) лиц, деятельность которых соотносится с областью сертификации, охватываемой СМ. Общая численность работников включает всех работников (постоянных, временных, сезонных), которые находятся на рабочих местах во время аудита.
•   Численность частично загруженных работников приводится к численности при их полной загрузке. Это значение зависит от соотношения количества рабочих часов этих работников и длительности полного рабочего дня.
•   При определении общей численности работников организации учитываются сезонные (вахтовые) рабочие, работающие в одной смене. При наличии в организации двух и более смен расчёт общей численности персонала осуществляется исходя из сложности производственной деятельности.
•   Время, затраченное экспертами на поездки, в расчётах трудоёмкости не учитываются, оно принимается как дополнительное к значениям, приведённым в карте затрат времени на аудит.
•   Затраты времени на ИК для сертифицированной организации пропорциональны времени, затраченному на первичную проверку СМ, и составляют не менее 50% времени, затраченного на первичную проверку СМ.
•   Расчёт трудозатрат внеплановых ИК СМ производится исходя из потребностей и сложившейся ситуации.
•   Если аудитор ОС не говорит свободно на языке, на котором говорят на площадке, к участию в аудите привлекается переводчик. В этом случае та часть аудита, где используется переводчик, увеличивается минимум на 20%.
•   ОС назначает комиссию как минимум из двух аудиторов, если общее расчётное количество дней аудита превышает пять дней.
•   При расчёте дней аудита результат округляется до ближайшей половины дня в большую сторону.

2. Если организация-заявитель имеет до 3-х месторасположений (производственных площадок, филиалов), все месторасположения посещаются в течение сертификационного аудита. Если организация-заявитель имеет большее количество месторасположений, в которых осуществляется аналогичный вид деятельности, то возможно проведение единой сертификации СМ всех месторасположений на основе проверки части из них. При этом ОС осуществляет репрезентативную выборку из месторасположений, указанных в заявке, на этапах сертификации СМ, ИК и ресертификации без обязательного посещения всех месторасположений (филиалов, производственных площадок) на каждом этапе. Выборка количества месторасположений для проведения аудита рассчитывается в соответствии с таблицей 2.

Таблица 2 Выборка месторасположений при проведении объединённой сертификации (без центрального месторасположения)

Количество месторасположений	Количество на момент проведения сертификационного аудита	Количество на момент проведения ежегодного ИК	Количество на момент проведения ресертификационного аудита
х	√х с округлением до целого в сторону увеличения	0,6*√х с округлением до целого в сторону увеличения	0,8*√х с округлением до целого в сторону увеличения

Осуществление репрезентативной выборки не применимо к оценке организаций, имеющих многочисленные месторасположения (производственные площадки, филиалы), когда на них реализуется различная производственная деятельность и/или услуги, хотя при этом площадки находятся под одной СМ.

Центральное месторасположение проверяется при каждом сертификационном аудите и, не менее одного раза в год, как часть ИК.

Количество аудито-дней для проведения работ по сертификации каждой производственной площадки (филиала) определяется количеством работников, месторасположением в соответствии с Таблицей 1. Сокращение трудозатрат не допускается для центрального офиса.

3. После определения трудозатрат и продолжительности аудита заявителя с указанной численностью работников, учитываются факторы, влияющие на увеличение или уменьшение затрат времени на аудит конкретного заявителя.
К факторам, которые увеличивают трудозатраты и продолжительность аудита, относят:

— сложную логистику организации, включающей несколько отдельных офисов, зданий, филиалов или мест проведения работ;
— передача в аутсорсинг любых видов деятельности, входящих в область сертификации;
— наличие нескольких рабочих языков в организации (требуются переводчики) или имеются трудности обеспечения доступа отдельных экспертов на рабочие места;
— масштаб организации (большая численность работников или большая производственная площадь при небольшой численности персонала);
— высокую степень законодательного регулирования (производство пищевых продуктов, напитков, аэрокосмическая промышленность, ядерная энергетика и т.п.);
— наличие процессов высокой сложности или уникальной деятельности, разнородность продукции;
— наличие видов деятельности, требующих посещения временных площадок для оценки СМ заявителя (например, монтажные и пусконаладочные работы);
— наличие процессов, в которых используют комбинацию программно-технических средств, сложное технологическое оборудование.
К факторам, которые могут снижать трудозатраты и продолжительность аудита, относят:
— организации, не отвечающие за проектирование, или выпускающие стандартную продукцию;
— наличие продукции и/или процессов с низким уровнем риска;
— наличие информации о том, что СМ организации была ранее сертифицирована на соответствие другому стандарту ОС;
— очень небольшую производственную площадь с малым числом работников (например, только офис);
— простые виды деятельности;
— высокий процент работников, выполняющих одну и ту же работу, простые задания.

4. В сумме все уточнения затрат времени, сделанные для организации, учитывающие все факторы, не изменяют необходимое время для проведения сертификации СМ более чем на 30% относительно базовых значений, приведённых в таблице 1.