Порядок рассмотрения апелляций
1 В случаях возникновения разногласий между участниками сертификации по различным вопросам, связанным с проведением сертификации – заявитель имеет право обратиться с заявлением по спорным вопросам в адрес Генерального директора ООО «ПромСтройСертификация». Апелляция подается по почте, факсу, на электронный адрес в письменном виде в ОС не позднее чем через 30 календарных дней после решения ОС, с которым заявитель не согласен.В органе по сертификации сформирована Комиссия по апелляциям, которая рассматривает спорные вопросы и разногласия между ОС и организациями заявителями.
2 Заявителем излагается предмет апелляции, определяются потенциальные стороны-участники конфликта, описывается ситуация и события, предшествовавшие обращению. Заявитель вправе указать пути решения ситуации.
В апелляции должны быть указаны причины спора, дано обоснование несогласия с решением ОС, указаны документы и т.д.
Если представленных материалов для принятия окончательного решения недостаточно должен быть проведен дополнительный анализ (проверка) вопроса с привлечением, при необходимости, специалистов ОС и заявителя. Комиссия по апелляциям может потребовать от организации-заявителя представления дополнительных документов, необходимых для принятия решения по спорным вопросам:
- переписку по вопросу между заявителем и ОС;
- документы дела по сертификации системы менеджмента качества заявителя и т.д.
Состав документов, прилагаемых к заявлению по спорным вопросам, определяется организацией-заявителем в зависимости от существа спорной ситуации.
После поступления апелляции председатель апелляционной комиссии должен обеспечить:
- регистрацию обращения, установление контактных лиц устойчивых и каналов связи для взаимодействия;
- анализ содержания и назначение группы ответственных лиц по работе с претензией;
- выбор и привлечение к работе по претензии внешних экспертов (в случае необходимости);
- надзор за деятельностью группы ответственных исполнителей;
- анализ и утверждение результатов работы по претензии;
- первоначальное информирование стороны, подавшей апелляцию, о принятом решении по претензии;
- разработку действий по устранению причины появления апелляции и исключению возможности повторного появления подобных апелляций.
3 Комиссия по апелляциям должна рассмотреть апелляцию и изучить возникшую ситуацию. Первоначальный ответ должен быть отправлен заявителю в письменном виде не позднее, чем через 15 рабочих дней после даты регистрации апелляции с указанием:
- информации о ее получении;
- регистрационного номера;
- срока рассмотрения (не более 6 месяцев).
При обсуждении вопросов по апелляции присутствуют только члены комиссии.
4 В случае возникновения разногласий у членов комиссии по апелляциям или недостатка информации, комиссия может дополнительно обсудить вопрос с одной из сторон и экспертами или перенести обсуждение на другое заседание. Решение о переносе рассмотрения вопроса должно быть отмечено в протоколе заседания.
При необходимости комиссия по апелляциям определяет состав рабочей группы для проверки и перепроверки обстоятельств, и направляет ее на предприятие.
В состав комиссии не могут быть включены специалисты, принимавшие участие в подготовке и обосновании оспариваемого решения ОС.
5 Результаты анализа апелляции оформляются в виде отчета, который прикладывается к протоколу заседания комиссии. Комиссия по апелляциям принимает решение по апелляциям (простым большинством голосов), оформляет его протоколом произвольной формы, который утверждает председатель комиссии, и направляет его организации-заявителю; второй экземпляр протокола хранится в архиве ОС.
Председатель Комиссии по апелляциям в течение 10 рабочих дней оформляет протокол заседания Комиссии по рассматриваемому вопросу и секретарь направляет его заинтересованным сторонам в срок не более 5 рабочих дней с момента оформления. Протокол подписывается председателем и визируется экспертами – членами Комиссии.
6 Результатом работы комиссии по апелляциям является решение по апелляции, выдаваемое заявителю не позднее 15 рабочих дней с момента принятия решения.
Если на решение комиссии по апелляциям в течение 30 календарных дней с момента его отправления не поступило возражения от организации-заявителя, оно считается принятым.
7 При несогласии организации-заявителя с решением, принятым комиссией по апелляциям, она может, уведомив комиссию по апелляциям, обратиться с апелляцией в Комиссию по апелляциям вышестоящей инстанции (орган по аккредитации, нотификации).
Решение комиссии по апелляциям вышестоящих инстанций (органов по аккредитации и нотификации) является окончательным.
В случае, если организация-заявитель не отвечает на запросы и не идет на сотрудничество, ОС оставляет за собой право приостановки или аннулирования сертификата соответствия.